När organisationen har satt igång Teams telefon med oss och ni kan göra samtal till och från Teams rekommenderar vi att ni installerar Dstny’s Teams applikation. Med vår Teams applikation kan du göra din dagliga hantering av köer och grupper, sätta visningsnummer och roller, skicka sms, lyssna av och hantera talsvar. Du kan också ställa in din status spegling som gör att den status du sätter i Teams speglas mot en profil i telefonväxeln.

Teams Connect Teams app

1 Logga in med dina växeluppgifter

Öppna upp Teams Connect- appen som du hittar i din västermeny eller via Teams app butik efter att er administratör gjort den tillgänglig för dig. Klicka dig in på fliken för Översikt eller Inställningar följt av knappen Login och logga in med samma uppgifter som du använder för växeln, du kan också koppla SSO(single sign on) med Microsoft så du loggar in med dina Microsoft uppgifter.

2 Översikt

På fliken Översikt hittar du de funktioner som du kan behöva i ditt dagliga arbete med växeln.

I delen för Groups hittar du de Svarsgrupper du är med i och du får en överblick för hur många kollegor som är inloggade i svarsgruppen, du kan också logga ut och in din egen användare till svarsgruppen, är du inloggad i svarsgruppen kan du ta emot samtal från inringade till svarsgruppen tillsammans med din kollegor.

I delen för Select your caller id kan du välja vilket nummer som ska visas på dina utgående samtal, du kan exempelvis välja att visa ditt mobilnummer eller fastnätsnummer men kan också få rätt att sätta ett växelnummer som utgående samtals id.

I mittendelen hittar du SMS möjligheter. Här kan du skicka SMS till externa och interna kontakter och kollegor, har du beviljat Teams Connect att söka igenom dina Outlook kontakter som du gör i toppen av fliken inställningar kan du här söka upp kollegor och kontakter eller också manuellt skriva in det nummer du vill skicka SMS till. Skriv in meddelandet i fältet för Message och klicka på knappen i nedre högre hörn för att skicka i väg det till mottagaren.

I botten av Översikts tabben hittar du dina Voicemails som kommit till din användare i växeln. Du kan lyssna av dessa talsvar direkt ifrån Teams Connect interfacet och får information om vem och när det spelades in. Du ser också din egen status för meddelandet för att se om du sett eller lyssnat av det sedan innan. Markera talsvar genom att klicka i rutan, efter det kan du välja att ta bort talsvaret.

Om du använder Teams för telefoni kan du behöva som admin stänga av talsvarsfunktionen i Teams för att inkommande samtal ska nå talsvar i växeln för dina användare.

3 Inställningar

Under fliken för Inställningar hittar du de inställningar du kan behöva göra när du ska komma igång med Teams Connect.

I toppen av fliken hittar du möjligheten att ge appen rättigheter att läsa av och sätta status till och från Teams. För att kunna läsa av din teams status och sätta en status i växeln eller för att kunna sätta din teams användare till samtal från växeln behöver du godkänna genom att klicka på grant permissions på raden för ”For line state synchronisation,  grant permissions  (via login.microsoftonline.com)." Beroende på din microsofts användares rättigheter kan din admini Microsoft behöva logga in i sin app och godkänna funktionen innan. Om allt blir godkänt av dig och din admin får du ett fönster med svaret ”Permissions granted successfully” om annat kolla med din admin i microsoft miljön.

Det är också här du kan ge appen möjlighet att söka bland dina Outlook kontakter för att skicka sms till. Klicka på grant permissions för raden ”To search in Outlook contacts, you can grant permissions (via login.microsoftonline.com) for your user” för att ge appen access. Om allt går rätt får du meddelandet ”Permissions granted successfully”.

Du kan nu ställa in din närvarokartläggning i fältet för Presence mapping. I den vänstra kolumnen har du den status som sätts eller som du kan sätta i Teams miljön, i vänster kolumn har du de statusar som ska sättas för respektive teams status i växeln för din användare. Dessa statusar skriver över din befintliga status i växeln och kan påverka ditt ringmönster för inkommande samtal. En bra utgångspunkt kan vara att börja sätta enbart några få av dessa statusar och arbeta in det i organisationen. Glöm inte att sätta en status för Tillgänglig i fältet för Available för att bli tillgänglig när du lämnar en tidigare teams status.

Om din organisation har ställt in en standardinställning för närvarokartlägging kan du gå tillbaka till den genom att klicka på knappen för Reset to default.

Sedan version 1.4 av Teams Connect sätter vi från växeln din samtals status i Teams. Skulle du vara upptagen i samtal via någon av dina andra enheter exempelvis mexad mobil eller MyDstny kommer vi också sätta din status i Teams till I Samtal.

Sedan version 1.5 av Teams Connect kan vi också sätta din samtals status i växeln vid samtal i Teams, det gör att om du är upptagen i ett samtal eller konferenssamtal i teams så sätter vi din linjestatus och samtals status. I växeln till upptagen i samtal.

Längre ner i fliken för Inställningar hittar du dina inställningar för notifikationer för talsvar, du kan välja mellan SMS och/eller Email. Välj också om du vill få ljudfilen medskickad i email notisen.

För att se vilken version av Teams Connect du har hos dig tittar du längst ner i fliken. Det är också här du kan logga ut genom att klicka i Log out.

4 Organisationssida

Under fliken för Organisations sida hittar du de inställningar som du som handläggare eller admin i växeln kan ställa in.

Överst hittar du hur du som admin vill tillåta att synkroniseringen sker från växeln till Teams och från Teams till växeln.

Under synkroniserings inställningarna hittar du delen för svarsgrupper där du som handläggare i en svarsgrupp kan logga ut eller in kollegor så de kan hantera samtal för respektive svarsgrupp.

Längre nere på fliken kan du som admin ställa in de standardinställningar er organisation ska ha för närvarokartläggning.

Teams Connect Telefoni

Med vår tjänst Teams Connect Telefoni kan du och dina kollegor få en mjukvarutelefon till Teams klienten så du kan sköta alla dina utgående och inkommande samtal direkt i Teams och på så sätt samla kommunikation i ett system. För att kunan ringa med Teams krävs en lösning från Dstny och licenser från Microsoft. Dina användare behöver Teams licens och en Teams Phone standard licens. Utöver licenser behöver också er admin i microsoft sätta upp konfiguration för telefoni i Teams.

Ringa samtal

1. Klicka på ikonen för samtal i menyn till vänster
2. Knappa in nummer eller sök upp kontakt för den du vill ringa
3. Klicka på Ring upp eller Call

Besvara samtal

För att besvara ett samtal som kommer till dig i Teams klickar du på luren i den notis som kommer till dig på inkommande samtal.

Samtals hantering

När du har ett aktivt teams samtal kan du öppna dialpad för att mata in DTMF toner vid exempelvis knappvals växlar, sätta samtal på paus eller parkera, vidarekoppla samtal till kollega eller kontakt. Det finns direkt vidare koppling eller en övervakad vidarekoppling genom valet konsultera först där du först kopplas till nummer eller kontakt och får prata med motparten innan du slår ihop dina två samtal.

Upptagen vid upptagen

Om du vill att inkommande samtal från Teams eller telefonväxeln skall få upptaget hänvisning kan du göra detta i Teams Admin Center.

Vill du att det ska gälla alla användare som standard ändrar du enkelt den samtals policyn som används för användarna idag, alternativt skapar du en ny samtals policy där du säkerställer att,

Busy on busy when in a call är satt till Enabled. Tilldela sedan den här samtals policyn till de användare som ska ha upptaget på samtal.

Närvarokartläggning exempel

Du behöver inte spegla samtliga statusar från Teams utan det gör du och din organisation som ni ser fungerar bäst, vi på Dstny vill tipsa om ett sätt som kan vara ett bra upplägg för spegling.

Sätt närvarokartläggningen som följande:

I ovanstående exempel har vi inte tagit höjd för någon status där du inte är vid datorn utan det bygger själv på att du hanterar eventuella grupper eller liknande när du lämnar din dator. Vill du automatisera det bör ni sätta status även för de. Vi har också valt att inte ställa in någon mappning vid samtal då du som användare kommer få linjestatus i växeln vid samtal med externa och kollegor.

Som administratör i organisationen kan du sätta en standard för närvarokartläggning som gäller i de fall en användare inte själv satt en spegling.